電子帳簿保存方法の概要と対応方法　書類の電子化でコスト削減　＜けいざい風水＞

インボイス制度開始まであと１週間となりました。関連する内容として電子帳簿保存法について説明します。
　電子帳簿等保存法では請求書・領収書・送り状・納品書・契約書などに関する電子データ（メールやインターネット等）を送付・受領した場合、「改ざん防止のための措置が取られている」、「日付・金額・取引先で検索できる」、「ディスプレイやプリンタ等を備え付ける」などの条件を満たした形でその電子データを保存することが必要です。ディスプレイやプリンターは今では多くの事業所で設置されていると思われますので、改ざん防止と検索について補足したいと思います。
　改ざん防止のための措置とは「タイムスタンプの付与」「訂正・削除の履歴が残るシステム等での授受・保存」といった方法もありますが、「改ざん防止のための事務処理規定（国税庁のＨＰにサンプル掲載）を定めて守る」などシステム費用をかけずに対応する方法もあります。
　「日付・金額・取引先」で検索するには、表計算ソフト等で索引簿を作成する方法や規則的なファイル名を「日付　金額　取引先」で付す方法で対応が可能です。
　インボイス対応もある中、事務負担が増加すると考える方も多いと思いますが、書類の電子化で、発行側は請求書発行にかかる作業時間や郵送コストなどが削減できます。受領側も検索や社員間の共有がしやすくなるなど業務効率化につながり、紛失も防げます。コスト削減も可能なため、この機会に請求書を紙から電子へ変更するのも一考ではないでしょうか？　（沖縄銀行総合企画部調査役　野原可奈子）